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提高检测合同评审质量,助推实验室风险管理能力

时间:2015-04-17 11:52:36来源:互联网

  摘要:合同评审是ISO17025标准中关键的要素之一,是实验室各类能力中的首个评价因素,对检测实验室的管理水平起着决定性的作用。风险管理是一门新兴科学,对社会各个领域具有广泛适用性,但又因专业的差异而各具特色,将合同评审与风险管理理论进行结合,是实验室管理理论的一次升华,具有较好的探索意义。mmm设备管理大视野

  随着社会的发展、科技的进步、经济交往日益频繁,现实生活中的风险因素越来越多,可以说风险无处不在。无论集体还是个人,国家还是各类经济合作体,都日益认识到进行风险管理的必要性和迫切性。人们想出种种办法来应对风险。检测实验室作为经济活动中的参与者,同样也存在与面临着各种各样的风险,对风险的管理能力在全球经济一体化的大背景下显得尤为重要。为便于本文论述,我们先了解几组概念。
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  质量的概念mmm设备管理大视野

  ISO9000:2000中质量的定义是:一组固有特性满足要求的能力。特性是指可区分的特征,要求是指明示的、通常隐含的或必须履行的需求或期望。mmm设备管理大视野

  合同评审的概念mmm设备管理大视野

  学术定义,合同评审是指接到客户订单以后,为了确认能够保质保量地完成订单,对生产能力和物料进行确认,扫除生产过程中的不确定因子,避免因生产过程中出现解决不了的问题而影响产品质量和交货时间。mmm设备管理大视野

  与检测相关的定义,合同评审是指接到客户检验需求后,为了确认能够保质保量完成检验,对检验能力等因素进行确认,扫除检验过程中的不确定因子,避免因检验过程中出现解决不了的问题而影响报告质量和交报告日期mmm设备管理大视野

  风险管理的概念mmm设备管理大视野

  风险管理是指在一个肯定有风险的环境里把风险减至最低,保护自身或相关方利益的管理过程。mmm设备管理大视野

  合同评审与实验室风险管理的关系mmm设备管理大视野

  从质量的定义,我们可分析出检测实验室合同评审工作的质量特性主要有三方面,一是满足客户要求的特性、二是满足法律要求的特性、三是满足实验室内部管理要求的特性。满足客户要求方面的特性表现为:完成检测及出具检测报告的时间、检测费用、检测报告的使用价值或效用;满足法律要求的特性表现为检测合同是否符合《中国人民共和国合同法》、《产品质量法》、《委托检验行为规范》等法律法规规章的要求,即合法性;满足内部管理要求的特性表现为合同评审工作流程是否快捷、有效,转化为经济效益的时间、消耗人力、物力等各类资源的成本量。mmm设备管理大视野

  通过对合同评审工作三方面质量特性的分析可以看出,合同评审质量高低与好坏会对实验室的风险大小及风险系数的高低产生直接的影响。就满足客户要求的质量特性而言,假如因为合同评审对检测时间把握不准,检测报告超期了,客户因此丢掉了订单,那势必会引起客户的不满意,带来的后果可能是客户对实验室的起诉甚至索赔,这就给实验室带来了极大的风险。就满足法律要求的质量特性而言,如果与委托客户签订的合同本身不合法,那实验室就会面临违法的结局,同样带来了风险。就满足内部管理而言,如果每一宗合同评审都要花上一两天的时间才能完成,或需要反复,那么实验室的管理将陷入混乱与无序中,对于用于贸易目的的委托检测来说,时间就是金钱,如果客户在可以容忍的时间内还等不到满意的结果,合同迟迟不能签定,那么客户肯定会另择良枝,实验室从此便永久地丧失了这个客户,这种情况多了,经济效益从而何来,没有经济效益,如何能添置更先进的设备,如何留住人才,这是危及实验室生存的风险。mmm设备管理大视野

  ISO31000:2009风险管理标准中提出建立内部沟通与报告机制及建立外部沟通与报告机制是风险管理的重要框架之一,而合同评审环节恰恰是每个实验室组织获取内部信息特别是外部信息的关键点,由合同评审中收集来的信息对风险管理决策具有重要的意义。mmm设备管理大视野

  因此只有提高合同评审质量,才能助推实验室风险管理能力。实施了有效的风险管理,合同评审的质量必然能提高。二者相互促进,构成良性循环。mmm设备管理大视野

  从风险管理的角度提高合同评审质量mmm设备管理大视野

  合同评审是整个检验流程的首道程序,风险管理首先应从这个环节开始,只有从风险管理的角度出发,才能真正提高合同评审的质量。mmm设备管理大视野

  风险管理的首要环节是对风险进行识别,在合同评审工作开始前对其中的风险进行识别是非常必要的。合同评审工作风险主要有以下几类,一类风险,来自客户的风险。二类风险,法律风险,即陷入违法违规或者法律纠纷的风险。三类风险,管理及成本风险,即指给整个实验室管理体系拖后腿的任何因素或风险。mmm设备管理大视野

  正确识别风险后要采取措施,对风险进行控制。风险控制是风险管理的核心内容,包括风险评估、风险管理方式选择及风险管理决策。针对上述合同评审中的三类风险,应该如何控制呢?笔者认为将合同评审的所有要素逐一列出,将这些要素划分到三类风险中,再针对其质量特性加以控制是比较科学的方法。mmm设备管理大视野

  一类风险的控制方法mmm设备管理大视野

  合同评审各类要素中应划分到一类风险控制的要素有以下几类:客户信息、产品信息、检验依据及判定依据、价格及收费、出具报告日期、样品交接说明、分包项目及偏离。这些因素中的任意一项如果控制不好,就会带来不同程度的风险,并且加大其它因素的风险系数,从而增加整体风险。mmm设备管理大视野

  对这些要素的风险控制方法应该从以下几方面入手,首先合同评审材料尽可能采用书面的形式,如果是口头形式,合同评审人员事后应及时记录口头沟通的情况,并且保存好这些材料,保存期最好在五年以上。其次检测机构由于其委托性质及样品的多样性,合同格式未必全部一致,但是供检测机构与委托方签字的那份材料中的信息尤其是检测报告中要出现的信息必须翔实、准确、清晰。客户信息应包括委托人、产品的生产厂、制造商、经销商等相关方的信息。产品信息应包括产品名称、型号规格、技术参数、警示语。合同评审人员应为客户选用既能满足委托方需求,又能使检测报告为客户发挥最大效能的检验依据或判定依据。样品交接说明内容应包括样品状态是否完好、有效,样品状态及数量是否能充分满足检测需求,涉及抽样样品的最好清楚地记录抽样位置及方法,配以图片进行说明,尤其是接收质量鉴定与仲裁委托检测时。mmm设备管理大视野

  同时,上述各项信息都必须确保得到了客户的确认并有书签名、盖章,这是控制一类风险的有效手段。因为合同一经成立即具有法律效力,在双方当事人之间就发生了权利、义务关系,当事人一方或双方未按合同履行义务,就要依照合同或法律承担违约责任。举了例子,一个客户用你的实验室出具的检测报告办理出关时被海关发现报告上的公司名称与申报过关的公司不一致,被拒绝通关后气冲冲地来向你兴师问罪时,你若能找出双方签定的合同或协议,最后发现是客户自己的原因导致出错,这时你就划险为夷了,来自客户的风险在你高质量的合同评审前提下烟消云散。但如果合同评审人员因对产品检测标准不熟或忽视了标准对某些项目的检测时间要求而承诺不可能实现的完成日期,这种情况下实验室的风险肯定大大增加,有可能给实验室带来难以预测的不良结果。mmm设备管理大视野

  二类风险的控制方法。mmm设备管理大视野

  合同评审必须在国家有关法律法规,各类规章制度制度下开展才能控制来自法律方面的风险。二类风险控制主要有以下几方面:mmm设备管理大视野

  第一,应当遵守法律、行政法规,尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩序,损害社会公共利益。mmm设备管理大视野

  合同评审工作应符合《中华人民共和国合同法》第一百零七条,当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的,应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。mmm设备管理大视野

  第二,实验室必须在有能力、有资质的前提下对外出具检测报告,这是法律法规对实验室必须履行的需求。有能力是指客户要求检验的产品类别或检测标准(含年号)或检测方法(含年号)已通过CMA、CAL、CANS认可。有资格指已获特定的授权,如3C指定检测产品及地域、生产许可证检验资格授权、见证检验授权、电子产品污染控制认证授权等。mmm设备管理大视野

  检验依据、方法、方案、细则或相关要求必须合法且明确。合法指的是符合法律法规、相关规章制度。不得受理、检测国家明令禁止生产的产品,如直排式燃气热水器、一次性发泡塑料餐盒属于淘汰产品,检测实验室不得对这类产品出具检测报告。明确指明白、清晰、完整、易操作。涉及到具体项目时,应将项目罗列清楚。用于承担政府任务的方案或细则,要将判定方法列明。mmm设备管理大视野

  第三,收费的合法性,属于国家或地方政府部门控制的收费必须依据公布的收费标准进行收费。mmm设备管理大视野

  三类风险的控制方法。mmm设备管理大视野

  合同评审工作质量低下,势必会拖整个实验室的管理后腿,而滞后的管理会增加组织运行的风险,因此对于这类风险控制,唯一的方法就是提高合同评审水平与效率,配备综合素质较强的合同评审人员,缩减评审环节,加快评审流程,为检验环节做好良好辅垫。mmm设备管理大视野

  众所周知,人才是发展的第一要素,是风险管理与有效控制的根本所在。首先从事合同评审人员应具备风险意识,除了有识别风险的能力,还应有能及时采取决策、控制风险的能力,这样的合同评审工作质量才算上乘。mmm设备管理大视野

  合同评审人员的综合能力高低对于这项工作有决定性的影响。综合素质强的合同评审人员能在与客户取得良好沟通后,快速发现客户的需求,为其量身定做一套解决方案,嬴得客户信任,维持客户同时为实验室获取了经济效益与发展资金。同时,由于对标准、检测方法等内容的熟悉,他们选定的检验依据或方法项目能为检验环节约时间,让检验环节与合同评审环节无缝连接,使检验环节成为真意义上的检测,而综合能力低的合同评审人员做出来的工作流转到检测环节后,会给检测开展带来很多不必要的阻碍,通常不是由于评审时要求客户提供的样品数量达不到检测标准要求而使检测无法正常进行,就是与客户就检测项目沟通得不够完整导致模拟两可而使检测不能开展。总之,综合能力低的合同评审人员会给检测留下很多不确定信息,严重影响检测进度。mmm设备管理大视野

  然而,合同评审中对检测报告、检毕样品的处置方式的及时敲定也是体现合同评审作用,提高工作效率的表象之一。mmm设备管理大视野

  合同评审虽是实验室管理工作中不可或缺的环节,根据笔者多年的实验室工作经验及对同行的了解,很多实验室认为合同评审工作只是简单的前台接单,并没有给予充分的重视。如果把实验室比做一台机械,那么高水平的合同评审就是机器高速运转的润滑油,不但能提高运转速度,创造生产效益,还能延长实验室寿命。有些实验室虽能重视这项工作,但却没有良好的管理决策,导致该项工作没有发挥其应有的效果。mmm设备管理大视野

  综上所述,将合同评审工作纳入实验室风险管理并从风险管理的角度对合同评审的方方面面、各个要素进行管理是实验室管理理论的一大进步,是充分挖掘实验室管理效能,向管理要效益的良好举措。mmm设备管理大视野

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