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设备部长说:“我工资的80%是从开会挣来的”

时间:2019-11-18 09:58:05来源:

管理大师彼得.德鲁克说过:“一个结构设计臻于理想的组织,应该没有任何会议。……原则上,一位管理者的时间,绝不能让开会占用太多。会议太多,表示职位结构不当,也表示单位设置不当。会议太多,表示本应由一个职位或一个单位做的工作,分散到几个职位或单位去了。同时表示职责混乱,以及未能将信息传送给需要信息的人员。”7DE设备管理大视野

企业会议成灾,会议已变成工作效率的主要制约。设备工作会议尤其频繁,因为在企业里,没有多少事和设备无关。抓质量会想到设备,抓生产更离不开设备,抓安全,设备也跑不了。设备工作会议的有效管理变成当务之急。7DE设备管理大视野

不少企业主管设备管理工作的老总或部长、处长说:“我的工作主要是开会”,“我工资的80%是从开会挣来的”。有的人一天“身兼数会”,经常在同一时间有几个会要开,只好择“优”参加。为了不让某些会议的主持者失望,或误解本部门对他主持的工作不重视,实在无法脱身赴会,也要派个代表参加。有些部门调侃要设立专司开会的副职。也许真设此职,一个还不够呢。减少会议、解决好开会问题,成为我们企业提高管理效率的最迫切,也是最有挖潜空间的领域。7DE设备管理大视野

企业会多,不只是设备方面的会议多,其实涉及各个工作面。本文把研究重点放到设备会议,目的是通过分析研究,首先解决好设备管理系统自己的问题。然后由此及彼,进一步影响其它工作面,带动整个企业工作效率的提升。7DE设备管理大视野

1. 设备工作会议的分类
从宏观上分类,设备工作会议可分为:
(1)自上而下的信息传达会议:如设备管理条例、政策法规、工作计划和任务的传达和布置,设备管理集体、个人的表彰,某一管理模式(例如TnPM)的启动、推广等等。为了讨论方便,我们把这类会议称为I型会议。
(2)自下而上的信息搜集会议:如对设备管理某一法规的意见征求,对设备事故或故障现场目击者的情况调查、部门向上级领导的工作汇报等。我们把这类会议称为Ⅱ型会议。
(3)信息交流会议:如设备选型研究决策,设备故障分析研究,设备管理规章、规范研讨,设备管理经验交流等。我们把这类会议称为III型会议。7DE设备管理大视野

2. 设备工作会议特性分析和效率量化
不同类型会议,其主要特点如下:
(1)I型会议由一个或分别由多个发言人向全体与会者传达信息。会议效率指数为
E=RC
式中E——会议效率指数;
R——会议议题的关注度,即会议的内容是否为与会者所关心,是否属于他们所涉及的工作领域;
C——会议的控制度,它表示会议发言人或主持者对与会者注意力的控制和调动程度,反映发言人语言的幽默和简洁,逻辑思路和推理的清晰,主题的突出等。
R∈[0, 1]   C∈[0, 1]
当回忆议题的关注度很高,主持人对会议的控制很好,则此类会议的效率还是很高的,开会的必要性也是很大的。7DE设备管理大视野

(2)Ⅱ型会议会议由一个或多个人主持,主持人提问,与会者回答,或是与会者主动向主持人报告信息。这样的会议往往仅对主持人有效,会议效率指数为
E=(n/N)CP
式中n——主持人的个数;
N——与会者总人数,N做分母说明这样的会议与会者人数越多,效率越低,当一个人汇报时,对主持人以外的其他人一般是无效的;
C——主持人对会议的控制和调动程度,包括对主题的引导,对偏离主题现象的纠正;
P——与会者对会议议题的准备和熟悉程度,与会者对会议内容越熟悉、越有准备,则会议的效率越高。
C∈[0, 1]     P∈[0, 1]
这类会议参加人越多,效率越低,如果主持人控制主题不好,参会人准备不足,效率将更低。建议尽量减少或者取消此类会议,改用走动式调查来进行。7DE设备管理大视野

(3)III型会议由一个或多个人主持,全体与会者就会议的议题发言、讨论,进行充分的信息交流。会议效率指数为
E=CPD
式中C——主持人对会议的控制和调动程度,包括对主题的引导,对偏离主题现象的纠正;
P——与会者对会议议题的准备和熟悉程度;
D——主持人汇总意见,做出结论的能力。
C∈[0, 1]P∈[0, 1]D∈[0, 1]
这类会议的必要性是显然的,是典型的集思广益讨论,有益于吸纳大家意见。会议的效率取决于主持人对议题的控制、总结能力和与会人的准备。7DE设备管理大视野

3. 提高设备会议效率的途径
1) I型会议
效率高低一方面取决于会议议题和与会者的相关程度,另一方面取决于会议主持人或发言人的演讲能力。召开这一类型的会议,首先要准确确定与会者的范围。要树立珍惜他人时间,也就是珍惜他人生命的意识。让无关者参加会议,就是对这些人时间和生命的不尊重。其次发言人要对所讲的题目作充分准备,发言内容要紧扣主题。我们的不少报告人喜欢长篇大论,一讲起话来就滔滔不绝,常常会离题万里,还自以为别人都挺爱听。有的报告人把下面的人都讲的睡着了,还不察言观色,赶快收场。有的靠指责听讲人,维持会场秩序等方式来控制会议。我们所说的对会议的调动、控制,是指发言人自己通过生动的表达,幽默的语言和紧扣主题的逻辑演绎来传达会议的主题,而非对会场表面秩序的维持。与会者听会的态度和表现是讲演者的一面镜子。会场乱哄哄,一般会反映讲演内容的枯燥无味。这类会议是单向的信息传递,其实可以采用其它方式进行,如通过视板宣传,电子显示牌发布,企业网上发布、企业报刊、杂志传达等媒体传递方式来达到目标。可开可不开的这类会议,尽可能不开。7DE设备管理大视野

另外,在全体会议不方便的情况下,还可以采用分层级方式传达。不过由于各级传达者的素质不同、理解不一,容易转移或分散会议主题,降低会议效率。这种方式只在不得已时才采用。7DE设备管理大视野

2)Ⅱ型会议
这是最低效率的一类会议,会议一般对主持人有效而对与会者无效,参加人越多,会议的总体效率越低。因为,当其中一个与会者发言时,其他人是在浪费时间。因此,我们主张尽量减少或者取消这类会议。把需要开会解决的问题改为走动式、现场办公管理形式。把集中汇报改为分散汇报,多人走动改为一人走动。非开不可的会议,要在一至二周之前发出会议通知,清楚地写明会议内容,限定发言的时间,要求与会者作好充分准备。还可以把整个会议时间合理分配,与会者可以按不同时间到达,发言后即可离开。这样就会使会议效率大大提高。会议主持人如何控制会议发言,使之不偏离主题,掌握好每个发言者的时间和节奏,最有效的获取信息,也是提高会议效率不可缺少的环节。7DE设备管理大视野

3)III型会议
这是用来解决问题和发挥集体智慧的会议,体现民主集中的会议。因此,这是最值得开的会议,但也是最难开好的会议。值得开并不等于要经常开。只有那些真正需要集体讨论才能确定,而又是工作中急需解决的问题,才应该召开这类会议。例如:设备重要故障会诊和处理,设备管理重要策略的实施决策等。说“难开好”是因为这类会议的成败及问题解决程度,取决于会议前的准备情况和会议召开者的主持能力。7DE设备管理大视野

这类会议应尽可能做到提前通知,让与会者有时间做充分的技术、信息准备。另一方面,会议主持者要善于引导,让会议的讨论紧扣议题。同时,主持者还应注意控制发言者的时间节奏,给每个与会者发言的机会,对有创建的发言给以充分表达的环境。7DE设备管理大视野

主持人应鼓励不同见解,允许适当争论。但对违反规则的人身攻击应及时制止。主持人还应对争论加以引导,因为工作会议不是正反方努力以言辞压倒对方的辩论比赛。在双方争论中,主持人要仔细倾听、敏捷思索,迅速找出症结,让辩论转化成深度汇谈,让争论走向结论。这是很考验主持人管理能力的会议。从这种意义上讲,这是一类很难开好的会议。7DE设备管理大视野

4. 设备工作会议技巧
1)设备工作计划研究会议
会议目标:形成设备系统工作计划框架。
会议技巧:会议一般是由从事设备管理的主管领导主持,中层领导和骨干参加。会议应该是在各个下属部门已完成自己部门计划构想的条件下,形成部门计划初步意见的基础上召开,设备系统主管领导至少应对本系统的工作计划有一个粗略设想。通过会议的讨论研究,汇总各下属部门的意见,最后形成设备系统的总计划框架。开会之前,要通知每个职能部门领导作好准备。主持人要把握和引导与会者专注于关键点的讨论,如计划的目标,创新的内容,主要的举措等。还要认真记录大家的发言要点,以便修改形成全系统的工作计划。设备工作计划是在会议之后,由主管领导交由秘书起草、审阅、修改完成。完成后的计划应征求各个部门的意见,再进行微小修改。征求意见与部门计划的布置可以结合起来进行。部门计划应该是在系统计划的基础上最后完成的。部门的目标应与总系统的目标相吻合。7DE设备管理大视野

2)某种先进设备管理模式的推广、动员会议
会议目标:让先进管理模式深入人心,取得与会者的广泛认同和重视。
企业推广某种先进设备管理模式,首先应在干部和骨干的范围内取得共识,取得他们的支持和认同。开始推广就要召开全体员工参加的推广动员大会。动员大会最好由企业的最高领导作动员报告,由熟悉先进管理模式的专家以深入浅出的形式讲解模式的主旨,让广大员工了解和认同这种先进管理方法。请主导人员部署工作计划,还应请不同层面的职工代表表示决心。动员大会要造出相应的气势,要注重会议的宣传、会场的布置、气氛的烘托、形式的生动。必要时请企业的协作单位和客户参加,以证明领导推广的决心。会后最好安排现场参观、演示。动员大会仅仅是工作的开始,接着要在组织上落实(成立专职、兼职的机构),制定推广主计划、实施计划以及检查评估体系。7DE设备管理大视野

3)设备故障诊断会议
会议目标:得到正确的故障诊断结论和可行的解决办法。
设备故障诊断会议是设备故障管理和制定维修方案的基础。首先应选择合适的参加人员。建议由维修主管牵头,请有经验的维修技术人员、故障现场的操作人员、诊断技术人员参加。此会议类似医生会诊,会前的准备要充分,包括提前通知会议内容,安排设备解体,准备图纸和技术说明文件等。充分的准备等于完成了会议任务的一多半。诊断会议不是猜测会议。只有对故障的表征有充分了解,才可能有正确诊断的结论。诊断讨论中允许假设,但必须对假设进行验证。开不下去的会不硬开,宁可做好准备后再开,以解决问题为准。诊断的过程可遵循:阶段1—问题1—假设—验证—结论1—阶段2—问题2—假设—验证—结论2—阶段3—问题3—假设—验证—结论3……,直到找到满意的答案这样的逻辑思路进行。7DE设备管理大视野

这类会议最好要有主讲人,采用照片、图标的演示稿对故障分析结论加以佐证。如果能够在故障设备现场进行,就更加直观。会议要聚焦问题,找出可行的解决办法,减少或者避免东拉西扯和无结论的情景发生。7DE设备管理大视野

4)现场改进和难题攻关会议
会议目标:集思广益,克服难点,有力推进工作。
以维修或生产班组为细胞的小组活动,经常要对生产现场和工作中的难题进行攻关。这类会议就是要开拓全体人员的思路。会议可采取头脑风暴方法进行。鼓励大家异想天开,人人出点子,越多越好。主持人在大家充分开动脑筋、发表不同见解的基础上,聚焦关键点,依赖集体智慧把解决难题的方案提炼出来,组织大家研究具体实施工作流程。实施中遇到困难,再开会讨论,研究解决方案,直到问题得到根本解决,阶段目标实现为止。7DE设备管理大视野

5)工作部署会议
会议目标:使人人明确自己的工作任务、要求、如何完成和完成时间。
工作部署会议的主角是主持人。主持人在会议前应把任务分工界定好,制定完成的时间表,达到的目标要求。在会上,主持人清楚明确地把事先作好的工作分工布置下去。然后给与会者一定时间提出问题,不清楚的地方,主持人一一给以明确解答,直到所有人员对工作部署没有疑义为止。7DE设备管理大视野

在部署工作时,主持人还应对每项工作的难点、注意事项及相应的方法加以介绍,部署也是指导。同时要指出需要不同部门相互配合协调的内容,这一点是会议的核心。否则,就不如领导直接到各个部门直接部署,没必要召开会议。7DE设备管理大视野

对与会者而言,是学习的课程。与会者可以通过会议了解本部门在大系统中的作用和地位,了解本部门需要和兄弟部门配合接口的内容。7DE设备管理大视野

工作部署后,还要把相应的任务日程表发给每个人,上面清楚注明任务内容、完成人、完成时间、达到目标等项目。规范、目标和数字是现代企业管理的三大要素。任务部署之后,检查、评估和奖励是必不可少的环节,如此才能完成管理闭环。7DE设备管理大视野

5. 会议系统管理
会议系统管理是指整个系统的会议召开与否的决策,会议内容、时间、地点、主持人安排,冲突排除和调度、会议通知发布等项目的管理。不少企业常常发生会议相撞的情况,就是因为在这个组织中,各自为政,会出多头。主管设备的厂长要召开设备会,研究生产线上关键设备故障处理问题;主管环保和安全的厂长要紧急传达治理污染的文件;主管生产的厂长正为这个月不能完成生产计划而焦急,要召开生产会议,确保本月任务的完成……,似乎谁都有理由召开会议,下边的生产现场穷于应付这大大小小、林林总总的会议,就像一个针眼,有七、八条线同时往里穿,结果哪条线也穿不进去。面对这些冲突,就要从组织结构上建立会议系统管理机制,设立会议管理秘书(可以兼职,但不可缺少这一功能)。这个机制的主要作用为:7DE设备管理大视野

1)建立会议申请制度,申请可以是书面、口头、电子邮件等不同方式,会议申请的内容应该包括会议主题、目的、与会者、规模、对会场音响投影设施要求、要求召开的时间范围等。7DE设备管理大视野

2)按照“会议有效”的原则,对提出申请的会议进行分类和筛选,凡是可开可不开的会议就取消。对于那些可以用其它更有效管理模式取代的会议,建立会议申请者改用另一种方式来达到其管理目标。会议秘书将筛选情况向主管领导汇报并获得认同,然后转达给申请人。7DE设备管理大视野

3)按照“阶段工作重点”的原则对筛选后的会议排序。凡是最重要、最紧急的会议要排在前面,其余会议顺序后排。同时要与主持人、与会者沟通,会议安排在与大多数参加会议人员的工作时间表最少冲突的时段,报主管领导认同。7DE设备管理大视野

4)作好一个月内或周内的会议日程表并发布给有关部门,每周末确认一下一周的会议日程表,并将确认的周会议日程表发布给有关部门。7DE设备管理大视野

5)对于那些重要的Ⅱ型、III型会议,要提前通知与会者有关会议的内容,要求与会者作好充分准备。7DE设备管理大视野

以上设备工作会议管理系统完全可以通过计算机网络、编制软件来实现,这样可以使会议管理更有效、更规范。7DE设备管理大视野

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