管理评审与内审常见问题应对措施探讨

　　摘要：管理评审是全面而系统对组织管理体系的运行状况作出评价的重要质量活动，是在质量管理体系中发掘存在问题并进行改进的主要依据。内部审核是比较重要的质量管理活动之一，它是由最高管理者倡导，管理者进行组织策划，内部审核人员具体实施的周期性活动。本文主要论述了管理评审和内部审核在实施过程中常见的问题，并针对这些问题提出相应的解决策略。

　　引言：

　　管理评审和内审的实施，关系到实验室质量管理体系中自我完善能力的提高，决定了实验室质量管理体系是否进行持续改进，而当前一些实验室在管理评审和内审的实施中，存在着一些问题，直接影响着实验室的发展和有效运行，本文对实验室在管理评审和内审中常见问题进行分析和探讨，并提出了一些应对措施，以期对提高管理评审和内审的工作质量作为参考。

　　一、管理评审中易出现的问题

　　1.管理层参与意识淡薄

　　最高管理者的职责之一就是管理评审，它应该由最高管理者亲自主持并运行实施，在这个过程中比较容易出现问题，最高管理者往往没有亲自参加管理评审的活动，而是委托指派代表或其他管理层的领导作为代替者，而最高管理者仅仅在管理评审报告上签字，这就导致管理评审无法达到预期效果。

　　2.前期准备不足及评审效率低

　　在管理评审中，需要运用的信息经常在准备过程中没有进行充分的收集，对一些类似反馈情况和改进建议等方面的工作没有务实开展。而仅靠实验室各部门提供的汇报材料形成总材料，这就导致评审输入信息的内容分量不足，缺少对实验室运行的各方面趋势做出总体分析，造成管理评审工作仅仅停留在表面，没有涉及到实验室运行中的深层问题，也没有提出有效的改进措施，无法对实验室的工作进行适宜充分和有效的评价。管理评审活动通常以会议的形式进行，在会议进行中，对会议的控制力度薄弱，无法调动起与会者的积极性，致使管理评审会议的效率不高。

　　3.会议讨论缺乏民主性

　　管理评审会议通常采用集中会议的形式进行，最高管理者来亲自主持实施，很容易出现最高管理者的独断现象，经常在对质量管理体系的运作情况及存在的问题没有充分来讨论，没有获取准确完备的运行信息情况下就做出决策，导致所做出的决策与实验室的实际情况不相符合，违背了管理评审的初衷。

　　4.改进措施不到位及评审效果差

　　依据标准要求，应该对管理评审输出的改进措施进行后续的跟踪落实，但管理评审改进所涉及的单位或部门，。没有对改进措施给予重视，未按照实际工作对改进措施进行安排和部署。即使做出相应的布置，也会由于重视程度不够而在执行中对改进要求变形走样。

　　二、管理评审中出现问题的应对策略

　　1.强化管理者在管理评审中的作用

　　最高管理者需要按照制定的时间间隔来对实验室进行管理评审，要确保持续的有效性和适宜性。管理评审的内容应该包括评价质量管理体系变更的需要及改进的机会，和质量的方针与目标。管理者在管理评审的实施过程中作用尤为突出，所以要强调管理层的模范作用，强化领导意识。加强实验室各管理层和各部门之间的沟通，可以适当的实行责任制和奖惩机制。

　　2.做好策划及评审准备材料

　　为了使管理评审活动达到预期目的和效果，在进行管理评审之前要制定出计划和步骤，要列出参加本次管理评审的人员、时间地点、内容及所需的输入信息材料。信息材料应该由组织各部门，在对日常管理资料进行分析和汇总的基础上编写，所提供的材料要抓住问题的实质和关键。

　　3.确定法并认真开展评审活动

　　实验室要按照实际的情况，采取适当的方式来组织管理评审活动，可以采用集中输入评审法。各部门要广泛的收集输入信息，再形成综合性的分析报告，并由参与评审的所有人员对评审报告作出分析讨论。也可以采用逐个讨论评审法，实验室内的各个部门依照评审需要，总结本部门的运行情况等，形成部门报告，再进行逐个提交管理评审讨论，能够让个管理层都参与其中。

　　三、内部审核中易出现的问题

　　1.审核员选择问题

　　内部审核质量离不开内部审核人员的素质，但由于实验室中的内审人员通常都是兼职的，他们还有各自的本职工作，在本职工作繁忙的情况下无法将精力集中在内审工作之中，使内审工作往往处于应付状态。内审人员需要不断与被审部门的人员有所接触互相沟通，来获取相关的部门信息，但部内审员沟通能力较弱，无法准确表达自己的想法，收集不到完整信息，很难得出有效结论。

　　2.策划和现场审核问题

　　策划包含了很多内容，其中，检查表是比较重要的一项内容。部内审员所做的检查表过于简单，容易出现漏项的情况，无法抓住被审部门重点。在检查表中经常出现记录不全或者与实际情况不符合的现象，使审核效果降低。

　　3.不符合项报告问题

　　不符合项报告是内审人员对实验室的审核过程中发现的问题来进行描述，不仅是实验室进行整改的依据，还是写好内审情况报告的依据。不符合项报告主要存在的问题是描述不够准确和全面，部分报告没有标明审核出现问题的时间和地点。例如在实验室中发现某台仪器超过使用的有效期限，但报告中值标明了仪器的名称，而没有标明其型号及序号，使结果没有唯一性。

　　四、内部审核中出现问题的应对策略

　　1.认真挑选内审人员

　　内审人员在实验室内部对质量体系运行和改进有监督的作用，是领导者与群众间沟通的渠道，内审员的良好素质是内审工作顺利进行的先决条件。实验室在挑选内审人员时，要挑选事业责任心较强，语言表达和沟通能力较好，有独立完成审核工作的能力，善于学习并总结经验，能够与审核组内的其他人员良好配合，并有机应变和分析判断具体事务能力的内审人员。内审人员还要具备一定的职业道德和素质，要有较强的工作能力。

　　2.加强内审人员的培训

　　在对内部审核人员进行培训时，可以采用内部培训和委外培训等方式。为了提高内部审核的质量，实验室的领导要高瞻远瞩，积极投入培训经费。如果是参加委外培训，可以系统的进行学习，由于内审的培训老师会对内审标准有深刻和正确的理解，所以会产生较好的学习效果。有条件的实验室还可以自己组织开展内审人员的培训工作。内审人员还可以通过陪同外审及第二方审核，在实践中多向外审员学习，从而提升自身的内部审核能力和水平。

　　3.完善内审报告及后续工作

　　内审报告是内部审核结果的正式文件，应该由管理者代表实验室的内审人员对审核情况做出总结分析并形成总结报告，报告应该包括的内容有内审年度计划的完成情况，对实验室管理体系的整体评价，内部审核的正负两方面综述，对管理体系的整体评价，对不符合项的分析等。内审报告是对实验室管理体系运行的总体评价，明确了存在的问题及改进方向。

　　结论：

　　管理评审与内审是对实验室的运行情况进行审核，并且找出存在的问题及时改进和变更的良好机会。管理评审与内审并不是表面工作，而是实验室自身的改进需要，其运行效果直接关系到实验室的自我完善能力是否得以提高。管理者要对管理评审与内审的结果认真进行分析，并有针对性的做出改进措施，有效的解决问题，只有这样的审核才能使组织受益，并使结果可信。