关于管理评审有效性的探讨

　　摘要:介绍了管理评审的宗旨和意义,以及在现场如何对管理评审的过程进行控制和审核。

　　关键词:管理评审过程控制审核

　　1问题的提出

　　管理评审是最高管理者的一项重要职责,是质量管理体系(QMS)实现PDCA循环闭环控制的关键一环,因此1509001:2000标准在其四大基本过程之一的"管理职责”中,以整整一节的篇幅对此提出了明确而严格要求。

　　可是,在实践中有相当多的贯标组织,在其质量手册对管理评审的描述中基本是照搬标准条款,而所提供的对管理评审的策划、实施、有效性和效果验证等方面的客观证据,多数是缺乏实质内容,流于形式的会议签到表和管理评审报告等所谓的质量记录。真正能达到标准对"管理评审”的根本要求—"确保质量管理体系持续的适宜性,充分性和有效性”—实现管理评审的价值,体现管理评审有效性的组织,实在难能可贵。

　　2管理评审的宗旨和要义

　　2.1宗旨

　　每一个组织都想改善其绩效。管理评审作为在系统层次上实现动态闭环控制的关键一环,能使组织及时发现QMS的薄弱环节以及质量方针和质量目标存在的差距或不足,并设法找到改进的机会,从而确保QMs的持续适宜性、充分性和有效性。

　　2.2要义

　　概括地讲,管理评审的要义是把握其"有效性”,即:首先要"作对的事情”—着眼并强调"有效性”。也就是说每次管理评审都应该有具体的"效果”,为此必须策划好管理评审要达到的目标。因为所谓效果是相对于达到具体的目的而言的,千万不要为评审而评审。

　　其次是如何"把事情作对”—管理评审是一个过程,有其输人和输出,管理评审一般是以会议的形式进行,"会议正是管理者每日使用的管理工具”(P.F德鲁克)。

　　最重要的是在于一开始就把焦点放在贡献上。也就是要明确每次管理评审的目的和要求达成的贡献。不仅最高管理者要心中有数,而且要让每一个与会者都在会前得到通知并取得共识。

　　再者是抓住重点。重点必然与目的有关,而且往往是QMS的薄弱环节,经常发生在"接口”上。最后是始终把握评审的"有效性”。即要求开一个"有效的会议”。为此要求最高管理者在思想和行动上真正投人,真下功夫同时要做好会议的充分准备(包括意识和资料或信息方面的准备),还要控制会议的进程,环绕主题,珍惜时间。此外,关于管理评审的频次问题,1994版的要求是:"应按规定的时间间隔对质量体系进行评审”,2《XX)版的要求改为:"最高管理者应按策划的时间间隔评审质量管理体系”。从上述要求中,无论如何体会不出管理评审的频次通常只需一年一次。可是绝大多数贯标组织在质量手册和相应程序文件中对评审频次都做了最低限度的规定。事实上作为一个管理系统,要保持其动态和适宜性、充分性和有效性,需要及时而正确的闭环控制,一年一次的管理评审是不能满足实际需要的。

　　3管理评审过程的控制要素

　　下表列出了控制管理评审过程的三个要素。即输人、输出和控制要点。

　　4如何做好管理评审

　　4.1缤密策划,精心准备

　　管理评审之前,最高管理者应策划评审的目的、内容、时间、重点、方法、安排以及评审的输人和输出的要求。管理者代表应按最高管理者的要求,组织各部门和相关人员做好充分准备,根据管理评审输人的要求对产品实现和支持过程的业绩和存在的问题进行切实可信的汇总分析。体系内各部门准备的文件资料应突出重点,注重事实和数据,对存在的问题应有分析,并提出切实可行的改进建议。

　　4.2认真评审

　　管理评审的实施通常以最高管理者和各部门负责人的联席会议形式进行。在评审会议中,最高管理者应引导与会人员深人讨论,广开言路,兼收并蓄,因势利导,择善而从,取得共识,当机立断,明确改进的方向和办法,力求把管理评审会议开成生动活泼的民主讨论会和总结会。最高管理者应验证质量管理体系的适宜性、充分性和有效性,评价质量方针和质量目标的情况,对质量管理体系运行中存在的一些重大问题做出改进决定,并确定采取的必要措施。评审的输出要着眼于质量管理体系及其过程有效性的改进,与顾客要求有关的产品改进和资源的需求,以及质量方针和质量目标的适宜性。经过选择的输出应作为有关过程改进的输入,并将其传达到各部门或各岗位。

　　4.3应注重对管理评审改进决定的落实

　　管理评审报告是管理评审的输出文件,应有事实、数据、分析,对质量管理体系的适宜性、充分性和有效性以及质量方针、质量目标的实现情况作出中肯的评价,并明确改进的机会和变更的需要。这些输出的信息就是下一个过程—改进的输入。因此相关部门或人员应该根据报告决定和措施,制定整改方案,逐项落实。落实的结果,可能导致质量管理体系文件的更改、补充和完善,组织机构和职能的调整,过程的改进和变化,资源的加强和重新分配等。解决这些问题,必须调动归口职能部门的主导作用,发挥管理者代表的组织、协调、督促和检查作用,按PDCA循环的方法—持续改进。在持续改进过程中,对实施的措施必须进行跟踪验证,跟踪要注重其符合性,对效果不明显或没有达到要求的,要责成有关部门重新采取措施,直到有效。

　　5结语

　　总之,管理评审是管理层基于八项质量管理原则交换新观念,对输人进行开放式的讨论和评价的平台,是对质量管理体系运行情况进行审视并识别业绩改进机会和变更需要的良好机会。管理评审是质量管理体系改进的自身需要,直接关系到质量管理体系自我完善能力能否提高。最高管理者是管理评审的执行者,要敢于充分暴露质量管理体系运行过程中的薄弱环节,认真逐条进行分析,做出有针对性的决定,确定相应的措施,只有这样的管理评审,才能体现它的有效性。