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时间管理

2012-11-14 14:39设备大视野人气：105

时间管理（Time Management）是有效地运用时间，降低变动性；时间管理的目的是决定什么事该做，什么事不该做；时间管理最重要的功能是，透过事先的规划，作为一种提醒与指引。

　　一、无法管理外在的要求

　　主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。

　　担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段作为你的工作空挡，当有人临时找你需要讨论事情时，告诉他，你这会儿忙着呢，不急的话儿，在你的空挡时间再来详谈。

　　二、做事没有方法

　　我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。

　　完成一件事情，可以有许多方法，关键在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？

　　三、周围干扰因素

　　周围众多干扰因素，是时间流逝的致命杀手，嘈杂声、杂志、零食、报纸等都是诸多的影响因素。

　　时间管理方法

　　（一）计划管理

　　待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废，尽可能做到，今日事今日毕。

　　待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

　　（二）时间"四象限”法

　　著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个"象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。

　　如何区别重要与不重要的事情?

　　1、会影响群体利益的事情为重要的事情；

　　2、上级关注的事情为重要的事情；

　　3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。

　　4、对组织和个人而言价值重大的事情为重要事情。（重大包括金额和性质两方面。）

　　（三）有效的时间管理

　　美国管理学者彼得•德鲁克(P•F•Drucker)认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。

　　（四）时间abc分类法

　　将自己工作按轻重缓急分为：a（紧急、重要）、b（次要）、c（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。

　　（五）考虑不确定性

　　在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。

有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。

第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。

第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。

　　考虑到不确定性，在不忙的时候，把一般的必然要做的工作先尽快解决。

　　在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。