让ERP成为油田管理的推进器

 　　江汉油田分公司ERP项目于2005年于11月8日正式上线。通过加强系统功能建设和支持能力建设，ERP系统日趋完善．成为企业精细化管理和规范化运作的推进器。

　　加强系统功能建设确保系统平稳运行

　　从ERP的发展和适应企业经营管理实际需要来看．它是一个不断完善的系统。江汉油田分公司主要从两个方面不断加强系统功能建设。

　　强化控制，提高业务安全系数和加大管理力度。ERP系统涵盖了企业所有的日常经营业务．安全性显得极为重要。而业务的不安全性主要表现为系统漏洞、包含不相容岗位权限及录入系统的数据不及时、不准确。例如．资金模块的付款申请审核撤销后系统仍可过账、跨权限操作等。针对这些问题．江汉油田加强了资金模块各业务流程控制点的安全检查和优化控制。解决了对外付款申请、审核、过账流程中存在的安全隐患，提高了资金业务处理的安全性和便捷性。油田还结合业务人员岗位职责对系统权限进行测试，排查权限隐患，清理出权限过大用户40多人，消除了安全隐患。为保证业务人员录入数据的及时准确，ERP支持中心在技术和管理上加强检查控制．对部分业务增加自动检查功能，使得错误提前发现，避免影响后续业务。在管理上，给40多名关键用户分配了详细的检查内容．每月针对这些检查记录进行考核评价．从而形成了严格的检查体系。强化了控制．保证了业务的及时性和准确性。使系统安全更有保障。

　　江汉油田ERP系统在上线之初就参考了企业管理制度及内控制度的有关原则，随着制度的逐步完善，ERP系统也要相应调整。油田对ERP系统进行了功能提升。如为加强采购管理。除总部制定的指导价格外．对油田其余数万种采购物资制定了自己的采购指导价，当超采购指导价进行采购时．ERP系统会自动拒绝该业务，业务人员必须向价格合同科报批后．由价格合同科科长解锁或者修改参考价方能继续业务：ERP系统对每个供应商的产品销售范围进行了控制，严格规范了产品采购渠道。使物资采购渠道由事后审查变为事前控制。通过这些措施．采购节约资金率从1．97％提高到了3．84％。存周转天数也从39天减少到24天。

　　优化系统，提高工作效率。江汉油田将ERP与移动短信平台相结合，开发了从ERP系统内向审批人员发短信进行提示的功能。将手机短信和ERP系统捆绑，使实时审批得到了保证。为加强存续单位领料控制。开发了存续单位领料限额控制程序，解决了存续单位超限额领料问题。为满足生产管理需要．油田进行了少部分客制化。这部分客制化开发的程序由于业务变化或数据量增加而运行较慢，直接影响使用效果。通过优化，目前这些程序运行速度有了很大提高。如优化后的财务凭证打印程序运行时间从5分钟缩减到20秒以内。固定资产、油气汇总报表程序运行时间从30分钟缩减到5分钟以内。

　　优化流程．提高工作质量。油田在ERP实施过程中．集中各单位、各部门业务骨干对所有相关业务规则、业务流程进行了全面系统的梳理和优化，将ERP管理理念、业务规则和流程固化到ERP系统中．以保证数据和业务的严肃性、公正性。在优化中，一方面简化中间程序，减少管理层次，形成了扁平化管理框架。如会计核算由过去的14套账变为1套账．实现了分公司一级核算、二级管理，财务工作更加透明规范。另一方面，还通过增加流程和调整设置．使系统能够更加真实地反映生产实际。如在系统中增加销售的借贷项凭证及销售退货流程，避免了以前手工处理这些业务的做法。保证了业务的真实性。为真实反映因运输距离不同而造成的同一物资的实际成本变化．江汉油田在ERP系统中使用了"特殊物料”项，该特殊物料可随物资一同发往成本中心。从而真实反映了成本中心的送货成本。

　　加强支持能力建设提高支持水平

　　支持水平的高低直接影响着ERP系统的运行效果。为此，江汉油田ERP支持中心做了大量工作。

　　健全体系。ERP成功上线后最重要的工作是保证系统安全平稳运行。这就需要有一整套运行支持体系来保障。为此，江汉油田建立了两级ERP运行支持体系。油田ERP支持中心负责管理与协调油田ERP工作、监控ERP系统运行状况、处理技术和业务问题，负责用户培训与考核，负责用户权限和安全管理、客户化程序开发、标准宣贯和系统维护等。分公司各二级单位成立ERP办公室．负责每月向油田支持中心上报本单位ERP运行情况。提报需要解决的问题．协调处理本单位系统运行过程中的技术和业务问题。油田支持中心每月对ERP各项工作进行总结，通报业务监控中查出的问题和整改情况、业务调整和系统变更事项，安排部署下月工作。两级运行支持体系的建立，使油田ERP运行维护工作形成了责任落实、上下沟通、齐抓共管的工作格局。

　　完善制度。ERP系统运维工作繁重．大量业务支持工作需要关键用户完成。为加强关键用户的管理，油田下发了(ERP用户管理办法》，明确了ERP系统最终用户、关键用户、ERP管理部门及其他管理部门的职责与分工，明确了关键用户的选拔、考核、奖励等具体程序和办法。为规范系统操作．还制定了多项ERP运行管理制度．包括账号权限管理、客户化开发管理等10项公共管理制度．以及Ps、MRO、FICO、SDMM等各模块的相关业务管理制度，以确保ERP系统运行管理工作有章可循。为及时解决运行中出现的问题，还建立了ERP工作例会制度和报告制度．加强支持中心与各业务部门和二级单位的联系，使ERP运行更加规范、高效。

　　强化培训。ERP系统需要不同层次用户的支持，为此需要对关键用户、骨干用户和最终用户这三支队伍进行持续培训。近年来，油田培训最终用户400多人次、骨干用户80多人次、关键用户30多人次。支持中心内部积极开展技术交流．目前中心支持人员基本做到了精一门懂两门：物装支持人员懂ABAP开发．ABAP开发人员了解财务，系统管理员懂ABAP开发。一支由复合型人才组成的支持队伍逐步成长起来。ERP支持中心还加强对各级管理者的培训．逐步纠正了部分管理者仅仅将ERP视为一个业务平台的狭隘认识，使他们真正理解ERP系统所体现的先进管理思想。通过灌输ERP理念．油田各级管理者进一步了解ERP，运用ERP。为企业持续变革注入了新的动力。

　　转变职能。两年多来的ERP系统运行的实践表明，支持中心如果仅仅提供技术支持，这对系统的深化应用是远远不够的。只有深入一线调查研究，了解管理者的真实想法，了解生产实际。才能发现问题，解决问题。进而更好地应用ERP系统。通过角色的转变．支持中心逐步由单纯的技术部门转变为管理加技术的部门，并将管理放在首位。加大管理力度，从而为油田的经营管理提供更加有力的支持。江汉油田ERP系统已平稳运行两年多。借力于ERP项目的实施．企业管理理念和管理方式发生了巨大变革：信息的高度集成，使得管理人员可以随时对企业的生产运行进行在线监控；管理制度在流程中的固化。使主观凶素对生产运行的干扰大大减少．促进了企业管理机制从"人治”到"法治”的转变；通过ERP系统的实施，企业队伍素质得到提升，一批具备超前理念的技术骨干和管理人员逐渐成长起来．并成为推动企业稳健发展的一支重要力量。