备件计划管理流程和部门职责

1、 备件计划管理的任务
备件的计划管理是备品配件的一项全面、综合性的管理工作，企业根据检修计划以及技术措施、设备改造等项目计划，编制好备件采购计划后，如何对各环节信息有效监控和调整，就是备件计划管理的核心内容。
备件计划管理的任务就是在备件储备定额的基础上，编制备件供应计划，并对备件库存与供应两方面的信息进行监控，使备件实际库存量始终在储备定额要求范围内变动，以达到既保证生产维修的需要，又不积压浪费的目的。
高效的备件计划管理，可以在最大程度上确保设备正常运行，加强备件计划性等质量管理，提高计划命中率，充分保证备件按需到位。同时，为防止不合格的备件进场，杜绝因备件质量问题造成检修延时或生产不能正常进行，备件计划管理也有着重要意义。
2、 备件计划管理流程
备件计划管理一般是指从提出订购和制造备件计划开始，知道备件入库为止这一段时间的工作。
一般由基层使用部门提出备件的需求计划，管理职能部门结合调研情况、按照企业总体成本控制的目标，参考上一周期的实际备件需求情况，做出合理性分析，从而形成优化的库存模型，进行汇总和部分调节后，执行备件采购计划。由上述流程可以看出，备件计划管理工作的重点主要是包括备件计划的编制和组织实施，其中如何通过合理性分析来编制备件计划尤为重要。
3、 备件计划管理部门职责划分
在备件计划管理的各工作节点中，一半涉及到设备部、采购部（物资中心）和二级使用单位，各部门的管理职责划分如下：
（1） 设备部
设备部是公司备件归口管理部门。其主要的工作职责包括：
•负责制（修）订备件管理制度。
•负责备件计划的审核、审批，控制备件计划的申报量。
•负责定额消耗件、集中管理的通用备件计划的申报及审批。
•审定关键设备备件的清单及组织二级部门等相关部门制定技术、质量要求和检修标准。
•参与备件质量异议的分析并对异议处理进行全过程的跟踪管理。
•负责公司设备综合管理信息系统备件部分功能的完善并实施管理。
•对二级部门执行本制度的情况进行评价。
（2） 采购部（物资中心）
采购部是公司各类备件采购的归口管理部门。其管理职责主要包括：
•负责对设备计划的受理并按请购委托单上的采购要素及时采购满足技术要求的备件，确保备件按需到位。
•负责按类编制备件制造（或供应）周期的基础数据。
•选择可靠的备件供应厂商，对供应厂商进行资质评估。
•负责将备件的技术、质量、包装要求和检验标准纳入合同条款并督促供应厂商严格执行。
•对二级部门提出的质量异议进行处理，并组织商务及技术谈判，并向供方提出索赔要求。
（3） 二级使用单位
二级使用部门为备件计划申报部门。其管理职责主要包括：
在年度预算范围内自行规划、申报计划，请购委托单上的采购要素必须准确、齐全并综合考虑设备状况、设备检修模型、备件加工周期及使用寿命等因素，制定关键设备备件的清单及最低库存量；备件到货后即使安排上机，备件计划员处于一个非常关键的岗位，其职责一般包括：
1） 在备件计划管理人员中，备件计划员处于一个非常关键的岗位，其职责一般包括：
•制定备件采购计划并实施。
•保障及时供货率以满足服务的备件需求。
•保持合理的备件库存，跟踪、解决缺件问题。
•保证使用最新的技术情报，收集工作中的问题和处理建议，报告部门经理。
•负责向供应商进行备件索赔工作。
•负责备件订货发票的审核及备件订货资料的存档。
•负责对备件及辅料的库存统计和盘点工作。
•负责编制备件日报表、月报表。
2） 一般来说备件请购计划由一线的点检人员或生产操作、维护保养人员进行申报，因此对他们在备件申购计划填报过程中的作用发挥，必须进行明确的要求：
•能根据生产需要、设备状态、检修模型并参考备件的制造周期，提出备件预计使用计划和请购数量（台、套、件）的申请，同时必须注明备件分类。
•能掌握所管辖和负责设备的备件库存和库存结构的情况，对库存中不能使用的备件（因维修工程、技改项目或设备淘汰、改型等原因造成的）及时向设备部提出报废或调拨的申请或再利用的建议，由设备部向成本核算部门提出报废的申请或向技术改造部门、采购部门等提出推荐再利用的建议。
3） 现场人员提出的备件请购计划，必须经过二级使用部门设备管理人员的初步审核和汇总，对二级使用部门备件管理人员的岗位要求如下：
•能根据生产操作人员、点检员提出的备件请购申请，查清库存和在途情况并根据备件的库领预算，在平衡好备件采购资金预算的前提下生成备件的请购委托计划，以确保备件到货、入库后有足够的货领资金领用，防止造成备件库存积压。
•能严格控制本部门的年度备件采购资金预算，统筹安排本部门全年的备件请购计划，在满足生产和设备检修需求的前提下，不断提高本部门的备件计划命中率。
4、 备件请购委托单
为了确保备件计划的准确性，基层单位必须按要求填写备件请购委托单，其相应的填写和流转要求如下：
二级使用部门申报的备件请购委托单上的采购要素必须准确、齐全、采购要素含：备件管理号、备件名称、型号规格（非标备件用图号或外型尺寸等代替）、制造周期、主机名称、主机代码、请购数量（台、套、件）、交货日期等。
非标机械备件（指既没有型号规格，也没有制造图）需请购时，必须贯彻先测绘后制造的原则，即先提出备件测绘委托计划，根据测绘后的备件制造图中申报备件请购委托计划。
首次请购需提供样件的，必须在请购委托单型号规格栏目中注明。二级部门在申报备件请购计划的同时应准备好样件或具备样件提供条件，设备部计划审批后，由设备部通知相应部门在两个工作日内与采购部联络样件提供方式。
首次请购需提供制造图、技术规格书的，二级部门在申报备件请购计划的同时应准备好制造图、技术规格书，设备部计划审批后，由设备部通知相应部门在两个工作日内提供给采购部。
通过机械和电气、仪表类备件，加属通用件的非标备件，除在请购委托单上需填齐全型号规格外，连必须对其特殊要求做附加说明。设备部在计划审批后通过相应部门在两个工作日内与采购部联络，并另作书面说明，以确保采购部计划受理后及时采购。
二级部门提供样件、图纸等与采购部门交接时必须确认、签字、
进口备件已经国产化的或已有国产化备件替代的，必须用国产化备件主文件申报计划并填上相应国产化备件的型号规格。
设备部在审批计划前应认真审核请购委托单上备件采购要素是否齐全，如有误则不予审批并通知二级部门纠正；同时 根据库存状况修改请购数量，对相同备件管理号的请购委托进行归并并修改数量。
设备部对满足采购要素的请购委托单准予审批，采购部门收到计划后对具备请购条件的予以执行，对不具备请购条件的，由专业员填写《请购委托单退单联络单》，经专业科室领导、二级部门确认后，在五个工作日内退设备部。由设备部联系并要求二级部门在三个工作日内日将书面意见送设备部对口业务员。如果企业已采用计算机信息系统进行计划管理的，应在指定工作日内完成录入信息系统的操作。