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一般来说,采购部门的职能主要包括:
及时掌握所需要得备件采购信息,保持良好的内部沟通。
调查和掌握设备维修所用备件的供货渠道,寻找备件供应来源。
建立备件供应商档案,与备件供应商联络,以防止紧急状况时找不到替代的备件供应商。
参考国内外市场行情,要求备件供应商报价。
对备件供应商的供应价格、备件质量、交货期等做出评估,了解企业设备主要关键备件的市场价格走势,制作采购文件,采购所需的备件。
按照备件采购合同协调备件供应商的交货期。
负责备件采购计划的编制和实施,并跟踪计划的执行情况。
协助设备部门和二级厂矿用户检查进厂备件的数量与质量,负责质量异议的处理。
协助备件控制部门预防备件积压与处理报废备件。
很多大型企业,为了确保备件恭迎的有效运行,避免和减少一些不良市场行为对备件采购环节的干扰,或者为了满足大量进口备件的采购工作,通常会将备件采购计划的编制和确认与采购的合同执行,独立分为两个部门来执行,在这种情况下,采购部门和备件贸易部门的职责会区分如下:
(1) 采购部门
负责备件库存确认,编制检修、生产维修国内设备备件采购计划,并组织实施。
负责跟踪、落实国内备件采购计划的执行情况,并进行信息反馈。
负责设备备件的质量控制及质量异议的处理。
负责企业备件(包括进口备件)的仓储管理工作。
负责企业备件(大型工具)储备资金指标的控制与管理工作。
负责组织制(修)订备件的储备定额。
负责组织旧废备件外委修复的实施工作。
(2) 备件贸易部门
负责检修、生产维修进口设备备件采购计划的具体实施,保证按时供应。
负责跟踪,落实进口备件采购计划的执行情况,并进行信息反馈。
负责进口设备备件的质量控制及质量异议的处理。
负责组织进口备件供应商的等级评定。
负责进口备件验收的组织工作。